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香港公司新查册安排

2021-11-04 10:56:00

《公司条例》(第622章)就公司注册处(下称「本处」)备存的公司登记册内所载的个人资料订明新查册安排。

本处备存公司登记册供公众查阅,当中包含个人资料。该等个人资料包括公司的董事的通常住址及完整身分识别号码,以及公司秘书和某些其他人士(例如清盘人及临时清盘人)的完整身分识别号码等。由公司备存的登记册上亦载有类似的个人资料予公众查阅。

根据《公司条例》有关新查册安排的相关条文(这些条文于2012年7月获立法会通过,但尚未完全生效),公司登记册会以董事的通讯地址代替通常住址,以及以董事、公司秘书及其他相关人士的部分身分识别号码代替完整号码,让公众查阅。通常住址及完整身分识别号码(下称「受保护资料 」)只可由「指明人士」透过申请取得。同样,由公司备存的登记册上,公司可以收起受保护资料不予公众查阅。

新查册安排分三个阶段实施。有关的分阶段落实详情如下:

(a)第一阶段

于 2021 年 8 月 23 日开始,公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址,及董事和公司秘书的部分身分识别号码代替完整号码予公众查阅;

(b)第二阶段

于 2022 年 10 月 24 日开始,公司登记册中董事索引所载的受保护资料,将以通讯地址及部分身分识别号码代替让公众查阅。在这阶段开始后向本处登记的文件中所载的受保护资料,将不再提供予公众查阅。「指明人士」可向本处提出取览董事等人的受保护资料;及

(c)第三阶段

于 2023 年 12 月 27 日开始,资料当事人可向本处申请不提供已在本处登记的文件所载的受保护资料(下称「不提供的资料」),并以其通讯地址及部分身分识别号码代替让公众查阅。「指明人士」可向本处提出取览董事等人的不提供的资料。

有关新查册安排的第一阶段的全面资讯,包括对外通告、常见问题等,已上载本栏目。

有关第二阶段和第三阶段新查册安排,本处将会在其临近实施的时间于本网页公布落实详情,并更新本专设栏目。

来源:https://www.cr.gov.hk/tc/legislation/nir/overview.htm

新查册安排 刊物:https://www.cr.gov.hk/tc/publications/docs/ec1-2021-c.pdf

常见问题

(I) 一般资料


1、何谓公司登记册的新查册安排?

根据《公司条例》(第622章)下的新查册安排,公司登记册会以董事的通讯地址代替通常住址,以及以董事、公司秘书及其他相关人士的部分身分识别号码代替完整身分识别号码,让公众查阅。同样,公司可以收起载于其备存的登记册的通常住址及完整身分识别号码(首部分除外),不予公众查阅。

2、制订新查册安排的相关条文,目的是什么?

制订相关条文的目的,是为了容许公众可继续根据《公司条例》(第622章)下的目的查阅公司登记册以确保登记册透明度的同时,加强对个人资料的保障。

3、新查册安排于何时实施,以及主要特点是什么?

新查册安排分三个阶段实施。有关的分阶段实施详情如下:

(a)第一阶段
于 2021 年 8 月 23 日开始,公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址,及以董事和公司秘书的部分身分识别号码代替完整号码予公众查阅;

(b)第二阶段
于 2022 年 10 月 24 日开始,公司登记册中董事索引所载的通常住址及完整身分识别号码(下称「受保护资料」),将以通讯地址及部分身分识别号码代替,让公众查阅。在这阶段开始后向公司注册处(下称「本处」)登记的文件中所载的受保护资料,将不再提供予公众查阅。「指明人士」可向本处提出取览董事等人的受保护资料;及

(c)第三阶段
于 2023 年 12 月 27 日开始,资料当事人可向本处申请不提供已向本处登记的文件所载的受保护资料(下称「不提供的资料」),并以其通讯地址及部分身分识别号码代替,让公众查阅。「指明人士」可向本处提出取览董事等人的不提供的资料。

4、为何新查册安排要分三个阶段实施?

新查册安排的全面实施,涉及从系统及操作两方面大幅改良公司注册处综合资讯系统(下称「综合资讯系统」),因此有必要以分阶段形式实施新查册安排,以配合预计将于2023年年底完成的综合资讯系统全面翻新计划。届时,综合资讯系统将具备能力应付全面实施新查册安排。

(II) 第一阶段


5、新查册安排的第一阶段会涵盖什么内容?

在新查册安排的第一阶段下,公司可在其登记册上以董事的通讯地址代替通常住址,及以董事和公司秘书的部分身分识别号码代替完整号码,让公众查阅。

6、新查册安排的第一阶段将于何时开始实施?

《2021年〈公司条例〉(生效日期)公告》指定2021年8月23日为第一阶段的实施日期。

7、在新查册安排的第一阶段于2021年8月23日实施后,本地公司须做什么,以及须于何时完成?

在第一阶段实施后,根据《公司条例》(第622章)第643 (1)(a)(ii)、(2)(b)或(3)(b)条(在该条与通讯地址有关的范围内)及第643(5)条,公司的董事登记册须载有其属自然人的董事(包括备任董事)的通讯地址,而该地址不得是邮政信箱号码。

《公司条例》附表11第115A条就遵守第643(1)(a)(ii)、(2)(b)或(3)(b)条所载规定订明过渡安排。该条文订明,公司的董事登记册,在该公司的第二阶段实施日期当日或之后的首个周年申报表日期前,无需载有董事的通讯地址,但下列情况则除外:

(a)某董事的详情,是在第二阶段实施日期当日或之后才首次记入董事登记册内;或
(b)载于董事登记册内的某董事的详情,在第二阶段实施日期当日或之后,有所更改。

就上述第(a)项而言,董事登记册须自有关详情首次记入该登记册内当日起,载有有关董事的通讯地址。
就上述第(b)项而言,董事登记册须自有关更改作出当日起,载有有关董事的通讯地址。

8、本地公司是否可以将其注册办事处地址作为董事的通讯地址记入其董事登记册内?

可以。

9、在新查册安排的第一阶段实施后,本地公司是否必须向公司注册处交付文件,以申报董事的通讯地址?

《公司条例》(第622章)附表11第115A(7)条规定,在第二阶段实施前,公司无需因下列情况而根据《公司条例》第645(4)条向公司注册处处长(下称「处长」)交付通知:

(a)将某董事(包括备任董事)的通讯地址记入该公司的董事登记册内;或
(b)更改载于该公司的董事登记册内的某董事的通讯地址。

然而,根据《公司条例》附表11第115A(8)条,如在紧接第二阶段实施前-

(a)有关公司的董事登记册载有某董事的通讯地址;及
(b)该地址不是该公司的注册办事处地址,

则该公司须于第二阶段实施后起计15日内根据《公司条例》第645(4)条就该董事的通讯地址向处长交付通知。

10、在第一阶段实施后,本地公司是否必须要收起董事登记册及公司秘书登记册内所载的董事的通常住址及董事和公司秘书的身分识别号码,不予公众查阅?

不是。根据《公司条例》(第622章)第644及651条以及《2021年公司纪录(查阅及提供文本)(修订)规例》,公司可不提供予公众查阅其董事登记册内所载的董事(包括备任董事)的通常住址及完整身分识别号码(首部分除外),以及其公司秘书登记册内所载的公司秘书的完整身分识别号码(首部分除外),但此并非强制性的规定。

11、本地公司可在什么范围内不提供其登记册内所载的董事或公司秘书的身分识别号码予公众查阅?

根据《2021年公司纪录(查阅及提供文本)(修订)规例》,公司可不提供董事(包括备任董事)或公司秘书的身分证或护照号码予公众查阅,但该号码的首部分除外。有关详情,请参阅问 12。

12、董事或公司秘书的身分识别号码的首部分必须提供予公众查阅,该号码的首部分是指什么?

如组成身分证号码或护照号码(下称「身分识别号码」)的字母或数目字字元序列的字元数目是双数,则该号码序列的前半部分必须提供予公众查阅。

如组成有关身分识别号码的字母或数目字字元序列的字元数目是单数,则由该序列的首个字元开始,至处于该序列正中间位置的字元为止的部分必须提供予公众查阅。

现就身分识别号码的首部分举例如下:

香港身分证号码

完整号码 号码的首部分
A123456(7) A123
XA123456(7) XA123

护照号码

完整号码 号码的首部分
ABCD1234567 ABCD12
ABCD12345678 ABCD12
ABCD123456789 ABCD123
ABC-123-4 ABC1
#A1234567H(*) A1234
13、如公司不提供其董事登记册内所载董事的通常住址予公众查阅,而该登记册又未载有该董事的通讯地址,那么查阅该登记册的人士如何能确定该董事的地址?

根据《公司条例》(第622章)附表11第115A (6)条,公司的注册办事处地址,须视为该公司的董事的通讯地址,直至以下两者中较早者为止:

(a)该公司将该董事的通讯地址记入其董事登记册内的日期;
(b)该公司在第二阶段实施日期当日或之后的首个周年申报表日期。

(III) 第二阶段(临近实施时,将会加入更多常见问题)


14、新查册安排的第二阶段会涵盖什么内容?

在新查册安排的第二阶段下,公司登记册中董事索引所载的通常住址及完整身分识别号码(下称「受保护资料」)将以通讯地址及部分身分识别号码代替,让公众查阅。在这阶段开始后向公司注册处(下称「本处」)登记的文件中所载的受保护资料,将不再提供予公众查阅。「指明人士」可向本处提出取览董事等人的受保护资料。

15、新查册安排的第二阶段将于何时开始实施?

《2021年〈公司条例〉(生效日期)(第2号)公告》指定2022年10月24日为第二阶段的实施日期。

16、谁可向公司注册处处长(下称「处长」)提出取览在第二阶段实施后向公司注册处登记的文件中所载的董事的通常住址,及个别人士的完整身分识别号码(下称「受保护资料」)?

《公司(住址及身分识别号码)规例》(下称「该规例」)第12(1)条列明可根据《公司条例》(第622章)第58(3)条提出申请要求处长披露受保护资料的「指明人士」。

「指明人士」包括:
(a)资料当事人;
(b)获资料当事人书面授权取得该等资料的人;
(c)有关公司的成员;
(d)清盘人;
(e)破产案受托人;
(f)公职人员或公共机构;
(g)该规例附表指明的人士;
(h)于律师行从事法律执业的律师或外地律师;
(i)执业会计师;
(j)金融机构或指定非金融业人士。

如欲了解更多资讯,请参阅《公司(住址及身分识别号码)规例》(第622N章)。

17、政府如何得出该「指明人士」清单?

在订定有关的「指明人士」清单时,我们以有关法定程序(例如处理清盘及破产程序)、法定责任(例如执行《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》(第 615 章)下包括就客户作尽职审查的打击洗钱及恐怖分子资金筹集措施)及执法(例如刑事调查及追讨资产)涉及的工作是否须取得董事的通常住址及完整身分识别号码为大前提,以确保香港的金融、商业及公司管治制度的稳健,及执法工作不受任何影响。

18、新查册安排的第二阶段实施后,公司登记册上只会提供董事的部分身分识别号码(而非完整身分识别号码)予公众查阅。那么如遇到董事的全名及部分身分识别号码完全相同的情况时,查册人士如何能识别不同的董事?

在新查册安排下,若有不同董事的全名及部分身分识别号码完全相同,但属不同人士的极少数情况出现,经改良的公司注册处综合资讯系统(下称「综合资讯系统」)将提供身分识别号码中的额外数字。例如,在涉及香港身分证号码的情况时,若有两名董事的中、英文名字,及部分香港身分证号码相同,即字母及首三个数字如“A123”,综合资讯系统将于其余三个任何被遮盖的号码中,显示多一个号码,让查册人士可于查册结果中得知该两名董事为不同人士。

上述措施亦适用于涉及其他身分识别文件号码的情况。由于其他身分识别文件号码一般比香港身分证号码长,综合资讯系统可于其余任何被遮盖的身分识别文件号码中,显示多一至两个号码,让查册人士能辨认两名为不同人士。

19、新查册安排的第二阶段实施后,公司登记册上只会提供董事的部分身分识别号码(而非完整身分识别号码)予公众查阅。那么查册人士如何能识别姓名以不同格式显示在公司登记册上的董事?

在新查册安排实施后,经改良的公司注册处综合资讯系统将可识别于公司登记册上拥有相同完整身分识别号码但以不同格式的名字登记的董事纪录(例如其中一个纪录包括英文名称,另一个没有),并会将该等董事的纪录整合及配以相同分组编号,让它们以合并方式显示给查册人士,让查册人士即使在有关董事的姓名以不同格式显示的情况下,仍可更轻易地识别有关纪录实属同一董事。

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